Что такое кофе-брейк и как его организовать?

Кофе-брейк, или «перерыв на кофе», превращает сухое деловое мероприятие в более интересное и продуктивное, а также повышает его статус. Этим приемом пользуются организаторы деловых конференций, семинаров и тренингов.

Что сейчас представляет собой кофе-брейк?

Деловой кофе-брейк считается важной частью любых переговоров. Уровень его проведения влияет на имидж организаторов мероприятия.

Это определяет успех проводимых деловых встреч:

• бизнес-тренингов;
• совещаний;
• конференций;
• симпозиумов.

При перерыве в офисе, продолжающемся 20–40 минут, подают напитки и закуски, воду, пакетированные соки, кофе и другие напитки. Хорошим дополнением являются легкие закуски.

Помимо различных официальных перерывов на кофе, есть бодрящий утренний кофе-брейк, который устраивают дома.

История появления

Кофе был завезен в Европу примерно 500 лет назад. В период Второй мировой войны объем его продаж сильно упал. В середине прошлого века бюро, в которые были включены компании из Канады, США и многих других стран-экспортеров кофе, провели целый ряд разных рекламных акций, направленных на увеличение потребления кофейной продукции.

Для этого решили организовать мероприятие, выделив паузу для перерыва между работой. Во время нее всех присутствующих угощали чашкой кофе с выпечкой.

Эта акция имела большой успех, и многие бизнесмены решили взять эту идею на вооружение. Предприниматели заметили, что через 1–1,5 часа продуктивность участников во время переговоров снижалась и у них ухудшалась реакция.

Перерыв с чашкой ароматного кофе и легкой закуской помогал восстановить энергию и силы и делал общение продуктивным. В результате кофе-брейк стал широко распространен.

Как организуется кофе-брейк?

При организации делового кофе-брейка нужно учитывать несколько основных моментов:

• место;
• меню;
• посуду;
• обслуживание.

Изначально стоит определить место, где будет проведен мини-фуршет и накрыт стол. Если людей немного, то стоит выделить угол в той комнате, где будет организовано мероприятие. Если присутствующих больше 15 человек, то фуршет проводят в другом помещении, но недалеко от конференц-зала.

Важную часть составляют напитки. Можно подавать только кофе, чай или сок или добавить к ним легкие закуски.

При подготовке кофе-брейка для иностранцев нужно позаботиться об одноразовой посуде и индивидуально упакованных сливках, сахаре, печенье. Так как часто они воспринимают одноразовые приборы как что-то дешевое, потребуются чашки и бокалы из стекла и фарфора. Желательно использовать красивые текстильные скатерти и тканевые салфетки.

Не должно быть никаких отвлекающих деталей, например музыки или телевизора. Только живое общение.

Организовать деловой кофе-брейк можно самостоятельно, но если на официальной встрече будет много гостей, то нужно пригласить 2–3 помощников. Приветствуется самообслуживание без официантов, чтобы гости могли подойти и выбрать то, что им нравится.

Посуда и сервировка

Несколько правил при сервировке стола:

1. Накрыть стол тканевой скатертью.
2. Поставить термопоты с готовым кофе и просто горячей водой на разных сторонах стола, чтобы до края оставалось достаточно свободного места для чашек и подносов.
3. Поставить чашки горкой на блюдца. Чайные ложки разложить на подносе справа.
4. У стены разместить коробки с соками и бутылочки с питьевой водой, заранее открыв их.
5. На поднос между термопотами поставить банку с растворимым кофе, вазы с кусками сахара, чайными пакетиками, щипцы для сахара.
6. Рядом разместить небольшие емкости с добавками: шоколадной крошкой, порошком имбиря, молотой корицей и ванилью. Для этого удобно использовать стеклянные емкости.
7. Поставить тарелки с кусками лимона и порционные сливки.
8. Положить салфетки посредине стола стопками.

Варианты меню

Традиционно деловое меню во время перерыва не предполагает слишком обильных закусок. Можно подать канапе, пирожные, печенье, конфеты, нарезанные овощи и фрукты со шпажками. Это не обед, а только перекус.

Во время послеобеденного перерыва выставляют воду, пакетированные соки, чай или кофе. Разрешено подавать шампанское или вино. Алкогольные напитки заранее разливают в бокалы и оставляют на отдельном столе.

Базовое меню

Для перерыва в офисе лучше выбирать стандартное базовое меню, включающее порционно упакованный растворимый кофе или пакетированный чай. К напиткам подают сливки и лимон. Лучшими закусками будут кексы, сладкое или соленое печенье или конфеты.

Эконом

Эконом-меню считается бюджетным. Это самый простой вариант, предназначенный для офисных сотрудников. Стол сервируют без излишеств. Подают кофе и чай (точно так же, как и в базовом меню). Дополнительно участникам проводимой деловой встречи предлагают пакетированный сок.

Из закусок гостям доступны канапе или выпечка. В качестве закуски можно подать тарталетки с начинками, поставить на стол конфеты.

Премиальное

Премиальное меню содержит много напитков и закусок, поэтому участники встречи могут выбрать то, что им нравится. Из них можно подать канапе, салаты в тарталетках, фруктовую нарезку, сэндвичи. В качестве десерта, кроме печенья и конфет, уместны пирожные с кремом или ягодами.

В роли напитков популярны несколько сортов чая и кофе. Можно предложить участникам деловых переговоров коктейли. Приветствуются вегетарианские блюда.

Алкогольное

Такой кофе-брейк проводят уже после завершения всех официальных мероприятий. Эта пауза имеет полуофициальный характер. Помимо традиционных напитков и закусок, дополнительно подают столовые вина (лучше нескольких сортов) и шампанское.

Этикет мероприятия

Есть рекомендации по организации кофе-брейка:

1. Время между отдельными перекусами составляет 2,5–3 часа.
2. Во время паузы рабочие моменты не обсуждают. Можно поговорить на другие, отвлеченные темы.
3. При организации кофе-брейка учитывают этническую принадлежность участников проводимой встречи.

Опоздание на мероприятие не допускается.